Kita seringkali dibuat bingung bila menghadapi suatu istilah yang secara umum mirip. Baik mirip dalam istilahnya, pengertiannya, maksudnya, ataupun penggunaan dan pengelolaannya. Berikut ini saya coba menguraikan persamaan dan perbedaan dari rekod, dokumen, dan arsip.
Menurut Kamus Bahasa Indonesia, kata rekod—Bahasa Inggris: record, tidak terdapat dalam kamus1. Sementara, arsip mempunyai arti: dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau bergambar (foto, film, dsb) dr waktu yg lampau, disimpan di media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi2. Sedangkan dokumen adalah surat yg tertulis atau tercetak yg dapat dipakai sbg bukti keterangan (spt akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); barang cetakan atau naskah karangan yg dikirim melalui pos; rekaman suara, gambar dl film, dsb yg dapat dijadikan bukti keterangan3. (lihat juga pengertian ketiga istilah ini dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia).
Dalam Arsip Universitas Gajah Mada, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara5.
Jadi, apakah rekod, dokumen, dan arsip itu sama atau beda?
Hal itu bergantung pada sudut pandang “kapan” ketiga istilah itu digunakan. Meurut saya, ketiganya sama merupakan “catatan” baik yang tertulis/tercetak maupun yang terekam. Dalam istilah asing—Bahasa Inggris, istilah record dan document tidak memiliki arti khusus, hanya dikenal istilah arsip. Arsip atau archive4 adalah A collection of historical records, books, and documents that have special significance to a library or an area school or town. Perhatikan kata yang digarisbawahi, disitu jelas tertulis bahwa arsip itu bisa berupa catatan dan dokumen. Tinggal sekarang kita menentukan, kapan catatan dan dokumen tersebut menjadi arsip? Seringkali, untuk penggunaan dalam Bahasa Indonesia dan/atau penggunaan di Indonesia, istilah itu suka dibikin bingung sendiri.
Beberapa hal yang terkait dengan arsip5:
· Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
· Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
· Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
· Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
· Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
· Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
· Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Referensi:
1. —. Kamus Bahasa Indonesia Online. November 8, 2011. http://kamusbahasaindonesia.org/rekod (accessed November 8, 2011).
2. —. Kamus Bahasa Indonesia Online. November 8, 2011. http://kamusbahasaindonesia.org/arsip (accessed November 8, 2011).
3. —. Kamus Bahasa Indonesia Online. November 8, 2011. http://kamusbahasaindonesia.org/dokumen (accessed November 8, 2011).
4. Fleming, Grace. Library Glossary. November 8, 2011. http://homeworktips.about.com/od/libraryresearch/a/libraryglossary.htm (accessed November 8, 2011).
5. Universitas Gajah Mada. Arsip Universitas Gajah Mada. November 8, 2011. http://arsip.ugm.ac.id/download/1712091135UU43-2009ttgKearsipan.pdf (accessed November 8, 2011).
